Zuerst die Anforderungen erfassen
Wie viele Personen nutzen E-Mail? Welche Postfachgrößen, Archive, gemeinsam genutzten Postfächer, mobilen Geräte und Fachanwendungen sind vorhanden? Wird das System für Scanner, Warenwirtschaft oder automatische Benachrichtigungen benötigt? Dokumentieren Sie auch die bestehenden Domains und die benötigte Übergangszeit bei einer Migration.
Exchange Online ist ein Betriebsmodell
Bei Exchange Online betreibt Microsoft die Cloud-Plattform, während das Unternehmen unter anderem für Benutzerkonten, Berechtigungen, Geräte und die passende Konfiguration verantwortlich bleibt. Verfügbarkeit, Speicher, Aufbewahrung und Sicherheitsfunktionen hängen vom tatsächlich gebuchten Plan ab. Wer nur den Listenpreis vergleicht, berücksichtigt Migrationsaufwand und laufende Administration nicht ausreichend.
Ein eigener Server schafft andere Pflichten
Ein selbst oder von einem Dienstleister betriebener Mailserver kann bei bestimmten Integrations- oder Kontrollanforderungen sinnvoll sein. Dafür müssen jedoch Softwarestand, Patchfenster, Erreichbarkeit, Zertifikate, Spam-Schutz, Überwachung und Backups organisiert sein. Prüfen Sie insbesondere, ob die eingesetzte Produktversion noch Sicherheitsupdates erhält. Ein lokaler Standort bedeutet nicht automatisch mehr Sicherheit.
Vor einem Wechsel testen
Richten Sie Testpostfächer ein und prüfen Sie eingehende und ausgehende Nachrichten, mobile Clients, Kalenderfreigaben, Weiterleitungen und die Zustellung wichtiger Fachanwendungen. Planen Sie DNS-Umstellungen mit einem Rückfallweg. E-Mails sind kritische Geschäftskommunikation; eine Migration sollte nie allein aus einer Preistabelle heraus beauftragt werden.
Der nächste Schritt
Für eine belastbare Entscheidung erfassen wir zuerst Ihre vorhandene Umgebung und den konkreten Bedarf. Die passenden Fragen und technischen Grenzen besprechen wir gemeinsam. IT-Aufgabe besprechen.
