Zuerst klären, wie gearbeitet werden soll
Wer benötigt E-Mail? Wer arbeitet gemeinsam an Dokumenten? Welche Dateien dürfen das Unternehmen verlassen? Welche Personen nutzen private oder betriebliche Geräte? Diese Fragen sind für die Planung hilfreicher als die spontane Auswahl eines Lizenznamens.
Wir empfehlen, Benutzergruppen und ihre Aufgaben zuerst aufzuschreiben. Ein Arbeitsplatz in der Verwaltung kann andere Anforderungen haben als ein gemeinsam genutztes Gerät oder ein mobiler Mitarbeiter. Die konkret benötigten Funktionen werden anschließend mit dem tatsächlichen Lizenzumfang abgeglichen.
Konten schützen und Zugriffe ordnen
Microsoft beschreibt Mehrfaktor-Authentifizierung als zusätzlichen Schutz bei der Anmeldung. Sie ergänzt den Zugriff um einen weiteren Nachweis und erschwert damit die unberechtigte Nutzung eines bekannten Passworts. Das ist ein Baustein, nicht automatisch ein vollständiges Sicherheitskonzept. Microsoft: Mehrfaktor-Authentifizierung
Für den Betrieb schlagen wir eine nachvollziehbare Kontenliste, klar zugeordnete administrative Rollen und einen geregelten Prozess für Ein- und Austritte vor. Was passiert beispielsweise mit Postfach, Dokumenten und Gerätezugriff eines ausscheidenden Mitarbeiters? Die Antwort sollte vorher feststehen und nicht erst beim nächsten Anmeldeproblem gesucht werden.
Der Leistungsumfang muss sichtbar sein
Die Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen unterscheiden sich zwischen den Microsoft-365-Angeboten. Microsoft führt beispielsweise unterschiedliche Funktionen für Konten- und Geräteschutz auf. Eine pauschale Aussage „Microsoft 365 enthält alles“ ist deshalb keine gute Grundlage für ein Angebot. Microsoft: Sicherheitsübersicht
Im Angebot sollten die Lizenzbezeichnung, Laufzeit, Abrechnung sowie die enthaltenen Einrichtungs- und Betreuungsleistungen erkennbar sein. Zusätzliche Migration, Geräteeinrichtung oder Datenübernahme werden gesondert beschrieben.
Eine Einführung in nachvollziehbaren Schritten
- Bestehende Konten, Domains und Datenbestände aufnehmen.
- Gewünschte Zusammenarbeit und Freigaben festlegen.
- Anmeldung, administrative Rollen und Notfallzugänge planen.
- Übernahme und Unterbrechungen mit den Beteiligten abstimmen.
- Typische Arbeitsabläufe vor der endgültigen Übergabe prüfen.
Ob eine gesonderte Sicherungs- oder Aufbewahrungslösung erforderlich ist, wird anhand der benötigten Wiederherstellungswege und Anforderungen geprüft. Die Entscheidung gehört bewusst in das Projekt und darf nicht aus einem Lizenznamen erraten werden.
Betreuung nach der Einrichtung
Definieren Sie, an wen sich Mitarbeitende wenden, wer Berechtigungen ändert und wie neue Geräte aufgenommen werden. So wird aus einem Softwarekauf ein planbarer Betrieb. Unser sinnvollster Einstieg ist eine Bestandsaufnahme, keine unbesehene Bestellung von Lizenzen. Microsoft 365 und Betreuung anfragen